Appui administratif, financier, RH et logistique

Dans le cadre d’un Programme de développement de l’élevage pastoral au Tchad.

Cadre descriptif de la mission

Date prévue d’arrivée du (de la) volontaire

Juin 2016

Résumé de la mission

Dans le cadre de la mise en œuvre du Programme de Renforcement de l’Elevage Pastoral dans les régions du Batha, Wadi Fira et de l’Ennedi (PREPAS), la mission du volontaire consistera à assister le Chef de mission de l’Unité de Coordination Technique et Fiduciaire (UCTF). Plus précisément il devra : (i) appuyer la gestion administrative et financière de l’UCTF ; (ii) appuyer la coordination opérationnelle des ressources humaines (personnel d’appui) et la gestion des moyens des équipements, fournitures, matériels et moyens roulant ; (iii) participer au suivi qualité des prestations et dans la mesure du possible, participer aux activités techniques en lien avec l’approche genre en fonction de ses compétences.

Historique du projet d’accueil

Le Programme de Renforcement de l’Elevage Pastoral dans les régions du Batha, du Wadi Fira et de l’Ennedi (PREPAS) au Tchad est un programme de développement financé par la Coopération Suisse d’une durée totale de 12 ans répartis en 3 phases de 4 ans. Ce programme établit la jonction entre les stratégies gouvernementales en matière d’appui à l’élevage pastoral d’une part et la politique de coopération de la Direction du Développement et de la Coopération (DDC) Suisse avec le Tchad d’autre part. Il s’intègre dans les nouvelles orientations (2013- 2016) de la DDC.

CA 17 International, en partenariat avec le CIRAD (France) et COSSOCIM (Tchad), a été mandatée par le Département Fédéral des Affaires Étrangères (DFAE) Suisse, agissant par l’intermédiaire du Bureau de la Coopération Suisse au Tchad (Buco), pour l’exécution de la première phase de 4 ans (14 avril 2014 – 14 avril 2018) du PREPAS au Tchad. Dans ce cadre, CA 17 International a mis en place une Unité de Coordination Technique et Fiduciaire (UCTF) du PREPAS, basée à Abéché au Tchad, et qui a reçu délégation pour exécuter les activités du Programme.

Problématique et enjeux

Les régions du Batha, de l’Ennedi et du Wadi Fira constituent une zone d’élevage par excellence au Tchad. Du fait de leur positionnement géographique, ces régions représentent l’essentiel des sources d’approvisionnement en animaux des marchés de la Lybie, du Soudan et du Nigéria. Cependant ces zones sont fragiles et l’élevage répond, dans ces contrées, à des aspects socio-économiques importants : réserves de capital, support économique pour les familles, facteur de reconnaissance sociale et représente également un moyen de transport et de traction. L’élevage pastoral est ainsi au cœur du système économique et social ; c’est également un facteur de stabilité et de sécurité essentiel. L’environnement de ces régions est de plus en plus fragile et l’accès à l’eau et aux ressources pastorales (pâturages essentiellement) en constituent les principaux défis. Faute de points d’eau suffisants, d’immenses réserves pastorales restent inexploitées.

Finalités et Objectifs du programme d’accueil

La finalité du Programme est l’amélioration des conditions de vie et de la sécurité alimentaire des populations pastorales des régions d’Ennedi, du Batha et du Wadi Fira.

L’objectif spécifique du Programme est de renforcer la résilience de l’élevage pastoral aux aléas climatiques par : i) une sécurisation de la mobilité pastorale, ii) un meilleur accès aux intrants, aux services vétérinaires et aux compléments alimentaires et iii) l’amélioration de la gouvernance sectorielle locale.

Ressources humaines, matérielles et financières de la structure ou du projet d’accueil :

• Ressources humaines :

Sur site : 1 Chef de mission expatrié, 3 Responsables de composantes (1 Hydraulicien, 1 Pastoraliste, 1 spécialiste en Suivi-Evaluation et Dr vétérinaire), 3 Responsables Régionaux (1 technicien du Génie Rural, 1 vétérinaire, 1 Ingénieur des Techniques d’Elevage), 1 Responsable Administratif et Financier expatrié, 1 Comptable, 1 Assistant Administratif et Logistique, 1 secrétaire stagiaire
Au siège : une équipe de Backstopping au siège de CA 17 International (1 Directeur de Projet, 1 Chargée de Projet, 3 Conseillers Seniors.

• Ressources matérielles :

  • Bureaux de l’UCTF-PREPAS à Abéché avec 3 antennes régionales (une dans chaque région d’intervention du Programme dans les chefs lieu d’Ati, Biltine et Kalaït).
  • Matériel : Matériel et équipement pour le fonctionnement des bureaux/antennes et matériel roulant pour les déplacements (7 véhicules 4X4).

• Ressources financières :

Fonds du Programme mis à disposition par la DFAE agissant par l’intermédiaire du Bureau de la Coopération Suisse au Tchad.

Place du (de la) volontaire 

Le (la) volontaire sera placé(e) sous la supervision administrative du Représentant de France Volontaires au Tchad. Le (la) volontaire sera placé(e) sous la supervision technique du Directeur du Projet au siège de CA 17 International et par délégation à la Chargée du Projet au siège.

Au Tchad, le (la) volontaire sera hiérarchiquement rattachée au Chef de mission de l’UCTF-PREPAS et devra :

  • Assister le Chef de mission à sa demande,
  • Appuyer la Cellule Administrative et Financière à la demande du Chef de mission,
  • Travailler en étroite collaboration avec les Responsables de Composante et collaborer avec l’ensemble du personnel de l’UCTF,
  • Collaborer avec les partenaires de CA 17 International, à savoir COSSOCIM (Tchad) et les experts « court terme » du partenaire CIRAD (France), et les autres experts « court terme » nationaux et internationaux mobilisés par le programme
  • Collaborer avec le Bureau de la Coopération Suisse à N’Djaména (Buco),
  • Collaborer avec les partenaires techniques et institutionnels du Programme au Tchad,
  • et toute personne travaillant sur le Programme (prestataires).

Objectifs de la mission

  • Appuyer le Chef de mission dans ses tâches administratives et de gestion opérationnelle du Programme ;
  • Appuyer le Responsable Administrative et Financier (RAF) dans certaines tâches administratives et contractuelles ;
  • Accompagner la Cellule Administrative et Financière à la gestion de l’information : archivage électronique et physique de l’ensemble des documents du programme ;
  • Appuyer le Chef de mission à la mise en jour régulière des principaux tableaux de suivi (tableau de suivi des contrats, plan de passation des marchés, tableau de suivi des Ressources humaines, tableau de suivi des livrables contractuels des différents prestataires…) ;
  • Remonter au Chef de mission les éventuelles difficultés opérationnelles ;
  • Proposer des solutions d’amélioration par rapport aux possibles difficultés opérationnelles observées sur site ;
  • Appuyer l’UCTF dans la conception et/ou mise en place d’outils et supports de communication sur le Programme ;
  • Participer au maintien d’une communication fluide avec les partenaires techniques du Programme.

Activités concrètes à mener

1. Appuyer la gestion administrative et financière de l’UCTF :

  • a. Gestion de l’information : accompagner la Cellule Administratif et Financière (CAF) dans le classement et l’archivage de l’ensemble des documents du programme - documents collectés et/ou produits par le programme - (Rapports, marchés, contrats, pièces comptables, courrier…) ;
  • b. Participer à la gestion et à la mise à jour du fichier fournisseur du programme (base de données et dossiers physiques) ;
  • c. Contrôle de gestion / contrôle de conformité des documents de programmation, gestion et justification : ordres de mission, budgets prévisionnels de mission ou activités des partenaires et du personnel de l’UCTF (Représentant Régional en particulier), rapports techniques et financiers de missions, conformité des feuilles de temps, conformité des documents contractuels (conventions avec les experts et partenaires) élaborés par les RC et/ou le RAF avant soumission pour accord et/ou signature au Chef de mission, justification des dépenses par les partenaires et le personnel de l’UCTF ;

2. Appuyer la coordination opérationnelle des RH et la gestion des moyens matériels de l’UCTF :

  • a. Met à jour et capitalise les outils, documents type, tableaux de suivi administratif, des ressources humaines et des marchés, outils de suivi des fournitures, du matériel, des véhicules ;
  • b. Participe à la demande du Chef de mission au processus de budgétisation des activités ;
  • c. Participe au suivi de la bonne coordination et organisation sur site des missions d’expertise court terme nationales et internationales ; 
  • d. Contrôle la gestion des ressources matérielles (bureaux, équipement, logistique et fournitures) ;
  • e. Organise la programmation des réunions de programmation et des RDV internes de l’UCTF-PREPAS ;
  • f. Participe aux réunions de programmation et autres réunions de coordination et de travail des cadres de l’UCTF-PREPAS et assure le monitoring des décisions prises en réunion et rapporte au Chef de mission pour identifier et mettre en place les solutions nécessaires.
  • g. Participe à la demande du Chef de mission au recrutement / remplacement du personnel d’appui (chauffeurs, entretien des locaux) avec le Chef de mission et en lien avec le RAF : définition du besoin et du profil, organisation et conduite des entretiens d’embauche avec le Chef de mission et/ou le RAF ;

3. Participer au suivi qualité des prestations

  • a. Contrôle l’utilisation des outils et documents et les ajuster en fonction de la pratique et des besoins et recherche l’amélioration continue des outils et procédures de gestion ;
  • b. Proposer des solutions d’amélioration par rapport aux possibles difficultés de mise en œuvre et opérationnelles observées sur site : documents type, contrôle l’utilisation des documents ;
  • c. Participe au contrôle qualité des documents produits par l’UCTF-PREPAS à destination du siège et/ou de tiers sur demande du Chef de mission (n’a pas un caractère systématique et est en fonctions des besoins) ;
  • d. Participe à assurer de bonnes relations, communication et coordination avec les partenaires techniques du Programme ;

4. Appuyer l’UCTF dans la conception et/ou mise en place d’outils et supports de communication sur le Programme

5. Participer aux activités techniques en lien avec l’approche genre et l’animation en milieu rural (le cas échéant) :

  • a. Etude diagnostique des activités génératrices de revenus réalisés par les femmes et les jeunes (état des lieux et identification des différentes contraintes) ;
  • b. Identification d’opportunités économiques et d’activités d’appui par le Programme.

Lieu de travail et zone d’intervention

Le lieu de travail de la mission est basé à Abéché dans les bureaux de l’UCTF-PREPAS.

La zone d’intervention couvre la partie Sud de l’Ennedi Ouest (Sud Fada), une partie du Batha (Est et Nord-est de Ati) et l’ouest du Wadi Fira (Arada, Biltine,).

Lieu de vie

Abéché : Chef-lieu de la région du Ouaddaï, 2ème ville du Pays et 3ème ville économique.

Profil du (de la) candidat(e)

Formation nécessaire :

  • Niveau Licence minimum
  • Administration, Gestion des entreprises
  • RH, Administration & finances, logistique
  • Chargé /e de ressources humaines et de logistique.

Autres aptitudes souhaitées :

  • Capacité d’adaptation rapide dans un milieu multiculturel / Aptitudes au travail en équipe ;
  • Autonomie et pro-activité dans le travail ;
  • Qualités de rigueur et d’organisation / Respect des plannings,
  • Sens du dialogue et de la diplomatie.
  • Persévérance / Gestion du stress.

Conditions :

Candidatez :

Lettre de motivation et CV à envoyer à : candidatures@france-volontaires.org
Indiquer en objet de votre mail : « Mission 2T1100 – CA17 - Tchad »