Chef de projet F/H

Mission de renforcement de la gestion d’hôpitaux
Administration, Gestion /Contrôle de gestion, Supervision

  • Poste à pourvoir : 1er février 2016
  • Basé à : TOGO (siège à déterminer selon programme) Statut : VSI
  • Durée : 1 an reconductible pendant la durée du contrat
  • Hiérarchie : Directeur des Opérations
  • Subordination : Administrateur,assistant pédagogique
  • Liens fonctionnels : partenaires,autorités sanitaires et structures bénéficiaires,autorités locales,siège
  • Langues : Français

Qualification :

Diplôme administratif,comptable ou de gestion de niveau Il ou Ill,de préférence pour les métiers de la solidarité internationale.

Expérience :

5 ans d’expérience sur le terrain dans des missions de solidarité internationale dans des fonctions similaires.

Capacité démontrée à mettre en place et gérer les fonctions administratives, financières, comptables et logistiques d’une structure de santé.

Contexte : 

Entraide Médicale internationale est une ONG Française déclarée d’utilité publique qui intervient depuis 43 ans pour renforcer les systèmes de santé publics dans les pays moins avancés. L’une des spécialités de EMI est le renforcement de la gestion globale des hôpitaux et centres de santé,et dans le cadre de futurs programmes confiés à des consortiums d’ONG,EMI aura en charge de mettre en œuvre ce savoir-faire pour renforcer durablement la gestion des établissements bénéficiaires, et ainsi améliorer la qualité des soins et de la prise en charge de patients.

Qualités et compétences recherchées :

  • Gestion du cycle de projet
  • Maîtrise de la comptabilité et des outils d’administration d’une structure de santé de type hôpital, centre de santé.
  • Excellente expérience de la mise en place d’outils de gestion et de manuels de procédure dans tous les domaines (RH, gestion administrative et financière, fiscalité, logistique)
  • Aisance avec les aspects financiers,et budgétaires. Capacité à réaliser,suivre et adapter des projections financières avec des hypothèses.
  • Qualités pédagogiques et d’écoute et d’adaptation,de travail en équipe et de communication. Rigueur, sens du résultat et de l’efficacité, persévérance capacité à mobiliser des groupes et acteurs différents en vue de l’atteinte d’un objectif commun
  • Qualités managériales, esprit de collaboration et d’organisation, capacité à obtenir la meilleure performance d’une organisation
  • Capacité à communiquer, à former et à évaluer 
  • Esprit de synthèse, capacité à dégager les problématique pour proposer des actions adaptées, les mettre en œuvre, et les suivre jusqu’à accomplissement.
  • Connaissance des problématiques et contraintes de travail en environnement complexe
  • Maitrise d’Excel, Ward, Powerpoint

Mission

Le chef de projet aura pour responsabilité de mettre en place tous les moyens prévus dans les TDR du programme afin d’atteindre les objectifs fixés. L’objectif global du programme est de renforcer durablement la gestion globale des structures de santé (hôpitaux et centres de santé) bénéficiaires de l’action :comptabilité, gestion, services sociaux, pharmacies, services techniques,gestion du personnel, organisation des évacuations sanitaires, qualité des services et des admissions. Des actions pilotes de gratuité (accès aux soins subventionnés) et de motivations financières du personnel seront à déployer ponctuellement.

Le chef de projet disposera d’une équipe constituée d’un coordinateur local, un superviseur pédagogique, et une équipe de Auditeurs/Formateurs locaux et travaillera en partenariat avec une ONG locale chargée de déployer les aspects opérationnels du programme.

Des déplacements fréquents sont à prévoir sur le terrain pour évaluer et superviser les programmes

Le chef de projet coordonnera les actions avec l’ensemble des acteurs concernés par le programme.

Actions à mener :

  • Mettre en place l’équipe projet : Constituer l’équipe (5 personnes) et mettre en place tous les moyens de fonctionnements de l’équipe projet (locaux, véhicule, équipements administratifs, etc.)
  • Faire un état des lieux : Recenser et collecter et évaluer les méthodes et outils de gestion existants dans les hôpitaux d’une part, et l’environnement réglementaire en général d’autre part. Evaluer les besoins de ressources, d’outils de gestion, d’équipements administratifs et de formation des établissements afin de prévoir de déploiement des actions dans le cadre des budgets et des activités prévues Réaliser les projections financières pour les volets de tiers payant
  • Affiner et proposer le contenu des actions à mener : Sur la base des axes de renforcement ainsi dégagés, préciser les différents volets du programme de renforcement et les présenter aux partenaires, établissements bénéficiaires, autorités sanitaires et partenaires, en fonction des réalités locales.
  • Préparer le lancement du programme : En lien avec son équipe (notamment l’administrateur, le comptable et d’assistant pédagogique), préparer les aspects opérationnels du lancement du programme : rétro planning,modules de formation, adapter les outils de gestion, rédaction et impression des manuels de procédures, achats d’équipements, organisation opérationnelle, outils pédagogique, rédaction des modules de formation et supports de travail.
  • Former l’équipe projet : Mettre en place les compétences et l’organisation pour exécuter le programme, notamment avec I’ONG locale partenaire qui doit assurer une partie des activités
  • En collaboration avec son équipe, exécuter le programme de renforcement de la gestion globale des établissements - En lien avec I’ONG locale partenaire :
    • Déployer les formateurs auditeurs, démarrer les formations et la mise en place des outils de comptabilité contrôle de gestion, équipements et manuels de procédure,
    • Coordonner toutes les fonctionnalités du programme avec l’équipe projet : sécurité financière, formation,achats, supervision, logistique.
    • Superviser les opérations, vérifier le respect de l’organisation mise en place
    • Suivre les indicateurs
    • Gérer les dépenses et les moyens dans le cadre des budgets et dans le respect des procédures internes de EMI et de la réglementation locale
    • Contrôler les actions sur le terrain
    • Adapter si besoin les axes du programme pour attendre les objectifs.
    • Veiller au transfert des compétences, outils de gestion et organisation aux employés locaux afin d’assurer leur pérennité après la mission.
    • Accompagner les points spécifiques du programme pour faciliter son exécution.
    • Vérifier l’adéquation entre les actions et les exigences contractuelles des bailleurs de fonds.
    • Mettre en place toutes les conditions de succès du programme.
    • Suivre et adapter les actions pour atteindre les indicateurs objectifs du programme. Mettre en place toutes les conditions de succès du programme.
  • Encadrer l’équipe, veiller au respect de l’application des procédures et à la bonne organisation générale
  • Assurer la coordination avec les autres acteurs du programme : les ONG partenaires, les autorités sanitaires si besoin et le siège. Participer aux réunions opérationnelles, partager l’information, faire remonter les problèmes au DO.
  • Rendre compte : rédiger les comptes rendus périodiques et ponctuels.

Cette mission est proposée par :