France Volontaires recrute un-e assistant-e moyens généraux

30/03/2018

PROFIL DE POSTE : Assistant-e moyens généraux

CONTEXTE

Le Pôle administration et finances a pour mission d’oeuvrer à la transparence, la redevabilité et l’efficience de France Volontaires.

Il est en charge de :

  • Définir et mettre en oeuvre la gestion administrative et financière des activités de France Volontaires dans le respect des orientations définies par les instances et des obligations légales (nationales et internationales),
  • Assurer les fonctions de prévision, contrôle, analyse, conseil et rendu des comptes permettant dans ces domaines de contribuer à la prise de décision et au pilotage de France Volontaires,
  • Contribuer aux objectifs de performance et de redevabilité par la production d’une information financière régulière et fiable,
  • Piloter la stratégie des systèmes d’information : architecture fonctionnelle et applicative adaptée aux enjeux de la plateforme et conforme à la réglementation,
  • Assurer une gestion optimale des ressources et des moyens alloués à France Volontaires.

Sous l’autorité hiérarchique du responsable de l’unité systèmes d’information et moyens généraux, composée de 3 salariés permanents l’assistant-e aux moyens généraux assure conjointement les missions suivantes, en lien fonctionnel étroit avec les autres membres de l’unité :

  • accueil et gestion du standard téléphonique,
  • veille à la gestion efficiente des moyens alloués à France Volontaires en lien avec son responsable d’Unité,
  • assistance à l’ensemble de l’unité systèmes d’information et moyens généraux dans le domaine des tâches administratives, des tâches de fonctionnement et d’organisation,
  • suivi des objectifs fixés par le responsable de l’unité,
  • participation à l’élaboration des procédures et des modes d’emploi,
  • respect des procédures,
  • information du responsable de l’unité de tous dysfonctionnements.

PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

Accueil (physique et téléphonique) :

  • Gérer les entrées et les sorties des visiteurs,
  • Assurer l’accueil de tout visiteur et orienter ou faire patienter après s’être informé sur les recommandations auprès de la personne visitée,
  • Tenir informé régulièrement les visiteurs en attente sur la suite donnée à leur demande,
  • Maintenir dans un parfait état la zone d’accueil,
  • Veiller au renouvellement des revues et magazines avec l’unité Communication
  • Assurer la fonction standard et l’accueil téléphonique : filtrage, orientation vers le bon interlocuteur, redirection des appels sans réponse,…,
  • Gérer l’annuaire téléphonique,
  • Se tenir informé-e des présences et absences des collaborateurs afin d’être en mesure d’orienter vers les interlocuteurs présents.

Courrier – Fax - Email :

  • Gérer le courriel de la boîte Contact et transférer si besoins vers la bonne personne,
  • Gérer l’affranchissement du courrier et l’envoi des plis postaux (DHL, recommandés, et autre),
  • Assurer la distribution des plis déposés par porteur,
  • Dépouiller et ventiler le courrier reçu après enregistrement,
  • Enregistrer les fax arrivés.

Achats moyens généraux :

  • Contrôler et pointer chaque bon de livraison (marchandises / bon de commande),
  • Contrôler chaque facture (bon de commande) et pointée dans la base de données « Achat MG »,
  • Réduire le délai entre la réception de la facture visée et le service comptabilité,
  • Gérer le stock de fournitures de bureau hebdomadairement et s’assurer de l’approvisionnement des consommables,
  • Conseiller et accompagner la direction Pôle administration et finances dans la mise en place de la politique d’achats et la fixation d’objectifs d’optimisation de coûts, qualité et délais,
  • Prospecter, rédiger les appels d’offres et sélectionner les fournisseurs capables de répondre aux besoins stratégiques de l’association,
  • Négocier avec les fournisseurs les conditions d’approvisionnement en termes de coût, qualité, délai, conditions de paiement...,
  • Identifier, anticiper et gérer les risques fournisseurs,
  • Assurer le bon acheminement des marchandises jusqu’à la livraison aux services concernés,
  • Mettre en place et suivre les indicateurs de son activité, - Contrôler les procédures d’achats et la réglementation relative à l’exécution financière des marchés publics,
  • Suivre le ou les budgets dédiés à son poste,
  • Gérer l’inventaire des mobiliers,
  • Contribuer à la bonne tenue des locaux de travail.

COMPETENCES CLES

  • Sens développé de l’accueil et du service auprès de public variés,
  • Capacité d’adaptation à des interlocuteurs internes et externes,
  • Maîtrise de la micro-informatique (logiciels bureautiques et applicatifs concernant les achats),
  • Respect des procédures,
  • Rigueur, autonomie, sens de l’organisation et capacité à définir et mettre en oeuvre des priorités face aux évolutions et aux contraintes,
  • Anticipations des attentes et des réactions de ses interlocuteurs pour favoriser un échange positif et constructif.

APTITUDES

  • Sens des responsabilités et de l’organisation,
  • Devoir de réserve et de confidentialité,
  • Force de proposition et sens de l’anticipation,
  • Aptitude à dialoguer et à créer un climat de confiance,
  • Capacités d’écoute, de synthèse et de rédaction,
  • Etre exemplaire en matière de respect des règles d’hygiène et de sécurité en vigueur sur le site,
  • Tenue correcte.

CONDITIONS D’EXERCICES

  • Le /la titulaire du poste est basé / e au siège de France Volontaires, à Ivry-sur-Seine,
  • Il/elle est astreint/e à un devoir de réserve au vu des informations confidentielles qu’elle/il est amené/e à avoir connaissance.

CONDITIONS STATUTAIRES

  • Poste à pourvoir en CDI à temps complet,
  • Classification du poste selon la convention salariale de l’association du 07 juin 1991 – statut employé – groupe 4.

PROCESSUS DE CANDIDATURE

  • Transmission d’un CV et d’une lettre de motivation par courriel à Madame Ammala XAYGNABOUN : ammala.xaygnaboun@france-volontaires.org , en mettant en objet du courriel « ASSISTMG »,
  • Toute personne envoyant un dossier de candidature recevra une réponse,
  • Les entretiens de recrutement auront lieu au siège de France Volontaires à Ivry-sur-Seine,
  • Poste à pourvoir dès que possible.