Responsable administratif et financier - Tchad

Mission de 2 ans. Arrivée souhaitée sur le terrain début novembre 2015 après une préparation au siège de 2 semaines, afin d’assurer la passation.

Descriptif ID

L’ONG Initiative Développement (http://ww.id-ong.org) est spécialisée dans la mise en œuvre de programmes de développement principalement axés sur le renforcement des capacités locales à travers l’accès aux services de base (santé, éducation, eau, agriculture, énergie). Aujourd’hui, ID intervient sur 18 programmes de développement dans 7 pays. Budget 2015 : 3,6 M € / ; Effectif : 17personnes siège / 150 sur le terrain. ONG créée en 1994, siège basé à Poitiers.

ID au Tchad intervient depuis plus de 10 ans à Moundou (sud-ouest), et est aujourd’hui reconnue comme un acteur légitime du développement local.

L’intervention d’ID à Moundou a débuté par un projet de prise en charge globale du VIH/Sida, mené en étroite collaboration avec l’ensemble des acteurs de la ville. En 2009, c’est une Association tchadienne, l’Association Djenandoum Naasson qui a repris les activités du projet, après avoir été formée et accompagnée par ID.

Depuis 2006, ID est également impliquée dans les secteurs de l’eau et l’assainissement, de l’éducation puis en 2011 dans le développement local, toujours en lien très étroit avec les acteurs locaux de la ville et de la région, qu’ils soient associatifs, institutionnels, ou communautaire. Les équipes de ces programmes partagent le même bureau. Elles sont supervisées par une directrice pays Tchad et appuyées par un responsable administratif et un assistant comptable.

Contexte de la mission

ID est en plein développement au Tchad, passant de 2 à 4 programmes d’ici la fin de l’année 2015. Les équipes également, sont en phase de croissance ; ainsi à la fin de l’année ID Tchad devrait compter 20 personnes (expatriés et personnel local confondus), toutes basées à Moundou.
L’enveloppe financière globale pour le Tchad pèsera pour environ 800 K€ annuels. Les bailleurs principaux sont l’AFD et des Syndicats des eaux français. Des financements de l’UE et l’UNICEF sont attendus.
Face à l’accroissement des programmes et du personnel, il est nécessaire de renforcer la coordination et en particulier la gestion administrative et financière.

Principales missions

Mission 1 – Coordonner la gestion administrative, financière et logistique des programmes d’ID à Moundou dans le respect des procédures (internes et/ou bailleurs) :

1.1 Assurer le contrôle de la comptabilité de tous les programmes d’ID au Tchad :
– Etre responsable de la bonne tenue de la comptabilité et de la logistique : enregistrement, contrôle de la conformité des pièces et du respect des procédures administratives et financières internes d’ID, ainsi que de celles exigées par les bailleurs ;
– Encadrer les équipes administratives et financières : il supervise et organise le travail de l’assistant comptable, forme le personnel local et expatrié sur le respect des procédures internes (et/ou bailleurs), supervise les activités du chauffeur assistant logisticien (contrôle de la logistique achat, appui à la maintenance et à l’entretien des locaux, véhicule, matériels).

1.2 Assurer la gestion administrative et financière des programmes
– Assister les Responsables de programme et la Directrice pays dans l’élaboration des budgets prévisionnels
– Préparer et suivre les contrats d’achats et de prestation
– Mettre à jour les outils de suivi budgétaire des programmes, alerter les Responsables Programmes et le Responsable Finance Siège en cas de dépassement significatif et proposer des solutions.
– Participer à l’élaboration des rapports financiers.

1.3 Sur les activités dont ID a délégué la mise en œuvre à ses partenaires, et en fonction des termes des conventions de projet signées entre ID et ses partenaires :
– Valider la comptabilité mensuelle des partenaires pour les activités déléguées par ID
– S’assurer de la conformité des procédures des partenaires aux procédures des bailleurs d’ID pour les activités mises en œuvre par les partenaires d’ID
– S’assurer du respect des clauses des conventions de projet au plan administratif et financier de la part d’ID et de ses partenaires. 

Mission 2 – Appuyer la Direction pays sur les activités de coordination

Sous la supervision de la directrice pays :

2.1 Assister la Directrice pays dans la gestion des moyens humains et logistiques communs aux différents programmes, organisation log des missions externes.

2.2 Assister la Directrice pays dans son rôle de garante du respect du cadre juridique d’implantation dans le pays : veille, information des Responsables de programme….

2.3 Assister la directrice pays dans l’élaboration et la mise en place d’outils de gestion d’administration du personnel des programmes : règlement intérieur, grille de rémunération…

Encadrement / appui sur place et au siège

– Le/la responsable administratif et financier sera sous la responsabilité de la Directrice pays expatriée (basée au Tchad) qui est responsable de l’encadrement et du développement des interventions d’ID au Tchad (cohérence entre les programmes, respects des engagements…). La Directrice pays est responsable de la sécurité des équipes d’ID au Tchad et assure l’interface avec le siège et les partenaires financiers des programmes.

– Il/elle sera appuyé par une responsable pays du service administratif et financier au siège.

– Il/elle aura sous sa responsabilité :

• un assistant comptable, qui assure le suivi de la caisse et la comptabilité de 3 des 4 programmes d’ID au Tchad.
• le chauffeur assistant logisticien de la coordination
• 3 gardiens.

Contexte du poste

Le poste est basé à Moundou.
Exceptionnellement le/la RAF aura des missions ponctuelles à N’Djamena.

Située à 500 km d’une route bitumée de N’Djamena, la capitale, Moundou est une ville de près de 200.000 habitants. Jeune, elle compte une université, et est agréable à vivre, verte, bordée par le fleuve Logone et le Lac Wey. Moundou compte plusieurs restaurants européens ainsi que des équipements sportifs (piscine, salle de sport, stade) et des supérettes pour les besoins essentiels.
Le Sud Ouest du Tchad est le grenier et poumon économique (coton, pétrole) du pays. La situation sécuritaire actuelle (instabilité aux frontières, attentats terroristes dans la capitale) impose une certaine vigilance / coordination avec le reste de l’équipe, notamment lors des déplacements en dehors de la ville, ainsi qu’un comportement responsable à titre privé. Il faut noter que Moundou ne connaît pas de phénomène de bande ou gang.

Pendant son séjour au Tchad, le/la RAF s’engage à respecter de manière stricte les consignes de sécurité en vigueur au Tchad.
Au niveau sanitaire, la zone est impaludée de niveau 3. Un traitement prophylactique est vivement recommandé.

Les conditions de confort au quotidien restent globalement très basiques : accès à l’électricité très incertain sans groupe électrogène, eau courante non garantie.

L’hébergement est à la charge du RAF mais l’équipe sur place est chargée de l’accueil de l’expatrié et le/la soutient dans toutes ses recherches et démarches (obtention visa longue durée, recherche d’un hébergement, ameublement, gardiennage, équipement..).

La directrice pays a une connaissance approfondie de la zone et a pour mission d’appuyer tout nouvel arrivant.

Profil

Exigé : Une première expérience professionnelle significative en gestion comptable et financière ; 

Souhaité : expérience d’encadrement de personnel

Plus : Expérience en PED, Expérience de gestion de projets multi bailleurs (AFD, UE…Capacité à superviser plusieurs programmes à la fois (chaque programme ayant une enveloppe d’environ 600 à 800 K€)

Capacité à transmettre ses connaissances, à assurer un transfert de compétences auprès de l’assistant comptable, à assurer la formation continue des Responsables de programme en comptabilité-gestion

Forte capacité de dialogue, tout en assurant un contrôle efficace de la comptabilité et des pièces comptables
Capacité à travailler sous pression et avec une charge de travail conséquent

Statut

Volontariat
Engagement souhaité sur deux ans ; Formation avant le départ d’une semaine avec organisme agréé pour porter le VSI ainsi qu’au siège d’ID
Indemnité de vie de 1230 euros ; Couverture sociale complète y compris retraite.

Envoyer CV + lettre de motivation à l’adresse suivante recrut114@id-ong.org

Cette mission est proposée par :