Recrutement : Attaché(e) aux moyens généraux en CDD

© France Volontaires

L’unité système d’information et moyens généraux recrute un(e) attaché(e) aux moyens généraux. Contrat en CDD de 5 mois environ à Ivry sur Seine.

14/09/2017

CONTEXTE

Le Pôle administration et finances a pour mission d’œuvrer à la transparence, la redevabilité et l’efficience de France Volontaires. Il est en charge de :

  • Définir et mettre en œuvre la gestion administrative et financière des activités de France Volontaires dans le respect des orientations définies par les instances et des obligations légales (nationales et internationales),
  • Assurer les fonctions de prévision, contrôle, analyse, conseil et rendu des comptes permettant dans ces domaines de contribuer à la prise de décision et au pilotage de France Volontaires,
  • Contribuer aux objectifs de performance et de redevabilité par la production d’une information financière régulière et fiable,
  • Piloter la stratégie des systèmes d’information : architecture fonctionnelle et applicative adaptée aux enjeux de la plateforme et conforme à la réglementation,
  • Assurer une gestion optimale des ressources et des moyens alloués à France Volontaires.

Sous l’autorité hiérarchique du responsable de l’unité systèmes d’information et moyens généraux, composée de 4 salariés permanents, l’attaché-e aux moyens généraux assure conjointement les missions suivantes, en lien fonctionnel étroit avec les autres membres de l’unité :

  • accueil et gestion du standard téléphonique,
  • veille à la gestion efficiente des moyens alloués à France Volontaires en lien avec son responsable d’Unité,
  • assistance à l’ensemble de l’unité systèmes d’information et moyens généraux dans le domaine des tâches administratives, des tâches de fonctionnement et d’organisation,
  • suivi des objectifs fixés par le responsable de l’unité,
  • participation à l’élaboration des procédures et des modes d’emploi,
  • le respect des procédures,
  • veille à informer le responsable de l’unité de tous dysfonctionnements.

PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

Accueil :

  • Gérer les entrées et les sorties,
  • Assurer une présence derrière l’accueil,
  • Accueillir et identifier tous visiteurs avec courtoisie,
  • Assurer l’accueil et orienter ou faire patienter tous visiteurs après avoir contacté et pris les instructions vers la personne visitée,
  • Tenir informé régulièrement les visiteurs en attente sur la suite donnée à leur demande,
  • Maintenir dans un parfait état la zone d’accueil,
  • Veiller au renouvellement des revues et magazines avec l’unité Communication.

Standard :

  • Assurer la fonction standard et l’accueil téléphonique,
  • Répondre en annonçant l’association (France Volontaires),
  • Diriger l’appelant vers le bon interlocuteur,
  • Reprendre les lignes sans réponse et les rediriger,
  • Assurer le filtrage téléphonique,
  • Gérer l’annuaire téléphonique,
  • Se tenir informé-e des présences et absences des collaborateurs afin d’être en mesure d’orienter vers les interlocuteurs présents.

Courrier – Fax :

  • Gérer l’affranchissement du courrier et l’envoi des plis postaux (DHL, recommandés, et autre),
  • Assurer la distribution des plis déposés par porteur,
  • Dépouiller et ventiler le courrier reçu après enregistrement,
  • Enregistrer les fax arrivés.

Achats moyens généraux :

  • Contrôler et pointer chaque bon de livraison (marchandises / bon de commande),
  • Contrôler chaque facture (bon de commande) et pointée dans la base de données « Achat MG »,
  • Réduire le délai entre la réception de la facture visée et le service comptabilité,
  • S’assurer de l’approvisionnement des consommables.

Gestions :

  • Gérer le planning des salles de réunion,
  • Gestion des enlèvements des effets du personnel terrain,
  • Gestion des stocks de fournitures de bureau hebdomadairement,
  • Gestion de l’inventaire des mobiliers,
  • Gestion de la bonne tenue des locaux de travail.

COMPÉTENCES CLÉS

  • Faire preuve de rigueur et d’autonomie,
  • Sens développé de la relation avec le public,
  • Goût développé de l’accueil et du service,
  • Bonne usage de la micro-informatique (Logiciels bureautiques et applicatifs concernant les achats),
  • Respect des procédures.

APTITUDES

  • Sens des responsabilités et de l’organisation, capacité à définir et mettre en œuvre des priorités,
  • Devoir de réserve et de confidentialité,
  • Force de proposition,
  • Capacités d’écoute, de synthèse et de rédaction,
  • Tenue correcte,
  • Aptitude d’adaptation,
  • Être exemplaire en matière de respect des règles d’hygiène et de sécurité en vigueur sur le site.

CONDITIONS D’EXERCICES

Le /la titulaire du poste est basé / e au siège de France Volontaires, à Ivry-sur-Seine.

CONDITIONS STATUTAIRES

Poste à pourvoir dès que possible en CDD d’environ 5 mois, dans le cadre d’un remplacement de congé maternité.

  • Mutuelle prise en charge à 70%
  • Abonnement transport en commun pris en charge à 50%
  • Accès à un restaurant inter-entreprises avec participation de l’employeur

PROCESSUS DE CANDIDATURE 

Transmission d’un CV et d’une lettre de motivation par courriel à Madame Kamilia AKIF : kamilia.akif@france-volontaires.org, en mettant en objet du courriel « CPROMG ».

  • Toute personne envoyant un dossier de candidature recevra une réponse,
  • Les entretiens de recrutement auront lieu au siège de France Volontaires à Ivry-sur-Seine,
  • Poste à pourvoir dès que possible.